Effizienter und produktiver arbeiten – aber wie?

Welches Innovationspotenzial verbirgt sich tatsächlich hinter dem Begriff Digitalisierung? Es geht um weit mehr als nur die Optimierung der Organisation und Arbeitsabläufe.

Digitale Bauakte – sind Sie schon dabei?

Pläne, Stücklisten, Bilder, Besprechungsnotizen, Aufmaße, Fotos, Bauabnahmen – alle Daten und Informationen rund um ein Projekt stehen in einer digital geführten Bauakte immer und überall zur Verfügung. BauherrInnen können digital in ihre Projekte integriert und laufend über Fortschritte informiert werden. Dadurch verkürzen sich Kommunikationswege, die beschleunigten Entscheidungsprozesse sparen Zeit, Geld – und Nerven.

Konsequenz der Digitalisierung ist das papierarme Büro

Ein komplett papierloses Büro, das wäre der Traumalltag vieler UnternehmerInnen. Was auf alle Fälle heute schon geht, ist ein papierarmes Arbeiten! Der Einstieg erfolgt über eine digitale Auftragsannahme und dem Versand von digitalen Rechnungen nach Projektabschluss. Im Idealfall sind diese und die Arbeitsschritte dazwischen standardisiert und somit ebenfalls digital abbildbar. Alle im Lauf der Auftragsabwicklung anfallenden Dokumente werden entweder von vornherein digital erzeugt oder gescannt und im System vollautomatisch abgelegt.

Stapel auf dem Schreibtisch, Ablegen in Aktenordnern oder gar Verlieren entfällt. Nichts muss mehr mühsam gesucht werden, alles ist immer im Zugriff. Und was noch als Papierdokument aufschlägt, wird sofort gescannt oder fotografiert und digital integriert! Das Arbeitsleben ohne Papierberge ist wesentlich einfacher, Sie gewinnen Zeit für Ihre Kunden und deren Projekte!

Mobiles Arbeiten = produktives Arbeiten!

Arbeitszeiten und -orte von Mitarbeitern, Geräten und Maschinen sollten heute in jedem Unternehmen ausschließlich digital erfasst werden. Sie können nur dann automatisch und sofort in die digitale Bauakte UND in die digitale Buchhaltung einfließen. So produziert die Digitalisierung „selbsttätig“ die „Feindaten“, die UnternehmerInnen für den laufenden realen Überblick, aber auch in der Rückschau wichtige Erkenntnisse verschaffen.

Aber auch umgekehrt wird ein Schuh draus: Die Planung und Umsetzung selbst komplexer künftiger Projekte wird deutlich vereinfacht, wenn sie beispielsweise auf möglichst präzisen digitalen GNSS-Daten (globales Navigationssatellitensystem) aufsetzt. Wenn dann noch Ihre MitarbeiterInnen und Geschäfts- bzw. KooperationspartnerInnen digital eingebunden sind, kann das gesamte Team eine Baustelle in Echtzeit nachverfolgen – und gegebenenfalls „live“ eingreifen.

Automatisierung in der Buchhaltung macht den Kopf frei!

Die Buchhaltung gehört zu den strategischen „Werkzeugen“ für die Aufgaben von UnternehmerInnen: Zahlen, Daten und Fakten werden hier zu dem Wissen „umgeschmiedet“, auf dessen Basis sie Erkenntnisse gewinnen und sowohl operative als auch strategische Entscheidungen treffen.

Auch hier gilt: Digitalisierung spart Zeit und Geld. Die automatisierte Verbuchung von Zahlungseingängen schafft Transparenz und vereinfacht das Mahnwesen. Von der Finanzsoftware eigenständig erstellte Vorschlagslisten für die Begleichung fälliger Rechnungen helfen, Zahlungsfristen nicht zu verpassen und Skontoabzüge voll auszuschöpfen. Die digitale Buchung lernt sogar aus Vorgängen der Vergangenheit – cloudbasierte KI hält damit auch Einzug in Handwerksbetriebe. Routinen und Buchungsstress nach „Feierabend“ suchen Sie in einer digitalen und automatisierten Buchhaltung vergebens!

Fazit

Digitalisierung optimiert jeden Prozess! Schließlich geht es hier nicht nur um die Vermeidung von Papier: Die umfassende ständige Erzeugung, Speicherung und Auswertung von Daten aus dem ganzen Unternehmen helfen UnternehmerInnen, ihren Betrieb optimal zu führen. Sie haben mithilfe aktueller Daten und laufender Auswertungen die Möglichkeit, zeitnah korrigierend einzugreifen.

Werden die Daten in einen Kontext gesetzt, verknüpft und intelligent bewertet, steht dem Unternehmer oder der Unternehmerin sowie den MitarbeiterInnen konkretes Wissen in sinnvoller Form zur Verfügung. Prozesse, deren Analyse und Optimierung sollten also im Vordergrund der Digitalisierung stehen. Die Industrie geht diesen Weg schon länger. UnternehmerInnen im Handwerk sollten diesem Beispiel folgen.

Alle Themeninterviews, Diskussionen und Vorführungen finden Sie im Veranstaltungsplan des Digitalisierung@GaLaBau – Digitale Praxis live erleben auf der GaLaBau 2022.